Conseils pour votre base de données
Choisissez un logiciel. Si vous voyagez beaucoup et que vous avez un ordinateur portable, trouvez un logiciel qui puisse s’exécuter sur votre portable. Si vous n’avez pas de portable et que vous utilisez souvent les ordinateurs des autres, utilisez l’un des nombreux sites Web qui vous permettent de suivre vos contacts en ligne. Si vous devez travailler sans ordinateur, procurez-vous un téléphone intelligent.
Assurez-vous que votre logiciel a des fonctions de mots-clés, de notes et un historique des conversations. C’est là toute la différence entre un carnet d’adresses et un gestionnaire de contacts. Un bon gestionnaire de contacts vous permet de suivre tous les anciens appels téléphoniques, les emails, les conversations, date comprise. Vous pouvez être contacté par quelqu’un que vous n’avez pas vu depuis deux ans, et d’un coup d’œil sur vos notes, savoir de quoi vous avez parlé la dernière fois que vous vous êtes vus.
Essayez de trouver un logiciel avec une fonction de pense-bête. C’est trop bon d’entrer une dates et de demander au logiciel de vous rappeler que vous avez quelque chose de prévu une fois la date arrivée.
Quel que soit le logiciel que vous choisissez, apprenez à bien vous en servir. Passez quelques heures à vous familiariser avec ses fonctions. Ensuite vous n’aurez plus de souci pendant un bon moment.
Les mots-clés : Le plus important dans votre base de données est d’y inclure un très grand nombre de mots-clés. Associez chaque personne figurant dans votre carnet d’adresses à des mots-clés du type « batteur, conception Web, percussion » ou « agent, propriétaire de club, auteur-compositeur ». Pour certains, vous n’aurez qu’un seul mot-clé à ajouter, d’autres auront tout l’arsenal d’instruments dont ils savent jouer. Ces mots-clés sont extrêmement pratiques si vous avez besoin de trouver un « batteur » à Toulouse ou si vous essayez de vous rappeler le nom de famille de ce designer Web qui s’appelle « David ».
Notes : Réservez une très grande zone de texte sous les informations de votre contact, dans laquelle vous pouvez taper librement tous les renseignements de votre choix. Tapez les notes de vos conversations. Coupez-collez les emails qu’ils vous ont envoyés.
Mailings personnalisés : Les mailings personnalisés consistent à rédiger un courrier ou un e-mail et à y faire figurer le nom de chaque destinataire. Ca vous évite d’envoyer un courrier uniforme commençant par « Cher professionnel de la musique » ou « Salut tout le monde ! ». Vous pouvez même utiliser ces mailings à petite échelle. Vous aurez parfois besoin d’envoyer un email à dix guitaristes pour voir qui est disponible pour un concert. Les mailings personnalisés sont très pratiques dans ces cas-là.
Quel logiciel choisir ? Je n’en sais rien. Avant, j’en recommandais quelques-uns, mais les choses changent si vite, avec des nouveautés qui sortent tous les mois, des anciens programmes qui disparaissent… vous allez donc devoir en chercher un vous-même.
